ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

Archiviazione Elettronica

Il software per l'archiviazione elettronica Business File consente la classificazione e archiviazione di qualsiasi documento elettronico.
Le modalità con cui viene eseguita l'archiviazione possono essere:
- archiviazione manuale: l'utente sceglie una categoria e il sistema propone un form dove da un lato compaiono i campi di input per l'indicizzazione definiti per la categoria e dall'altro l'anteprima del documento da archiviare, con possibilità di scorrere a video i documenti in una cartella di acquisizione documenti; a questa modalità si accede direttamente anche da diversi programmi di Business; dalla stessa maschera, se necessario, è possibile pilotare la scannerizzazione di un documento cartaceo
- archiviazione automatica dall'ERP Business: il sistema consente di generare automaticamente un documento elettronico in formato mac (ad esempio una fattura emessa) al salvataggio del documento stesso e di archiviarlo indicizzandolo automaticamente con i dati della registrazione. Il sistema è anche in grado di indicizzare il documento Mac generato automaticamente al salvataggio del documento con gli altri oggetti presenti all'interno della registrazione quali ad esempio il cliente il fornitore e gli articoli delle righe di dettaglio.

Business File permette una volta individuato il documento elettronico archiviato di preparare automaticamente un messaggio di posta elettronica che include il documento come allegato.

Sono previsti 3 livelli di ricerca dei documenti:
- ricerche su una categoria: scelta la categoria il sistema consente di eseguire la ricerca attraverso filtri applicati ai campi legati all'indicizzazione scelta
- ricerche estese su più categorie: l'utente può scegliere di eseguire ricerche "cross" su più classificazioni, decidendo quali campi includere di ogni categoria nei criteri del filtro della ricerca
- ricerche legate agli oggetti dell'integrazione: in diverse procedure di Business è disponibile la visualizzazione di tutti i documenti archiviati legati all'oggetto; ad esempio, dalla maschera di prima nota, è possibile accedere a tutti i documenti legati ad una registrazione di fattura passiva

È possibile collegare tra loro uno o più documenti elettronici (per documento si intende il record degli attributi di indicizzazione) archiviati e indicizzati anche in diverse classificazioni, allo scopo di "rilegare" i documenti in un "fascicolo". Il fascicolo è definibile attraverso un codice e una descrizione.
La fascicolazione viene in genere eseguita attraverso la funzione di ricerca orizzontale che consente di trovare più facilmente nel sistema quei documenti che hanno attribuiti di classificazione tali da renderli associabili in un fascicolo.


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